Todo gestor que pensa em um sistema sob medida chega na mesma dúvida: vale a pena pagar para construir, se existe software pronto com mensalidade? A resposta depende de quanto o seu processo é diferente do padrão de mercado e de quanto as gambiarras de hoje já custam. Neste guia você vai entender o que define o preço, como comparar com o pronto e como contratar sem correr risco.
O que define o preço de um sistema sob medida
1. Número de módulos. Um sistema de controle de pedidos é um módulo. Se ele também cuida de estoque, financeiro e produção, são quatro. Cada módulo tem telas, regras e relatórios próprios.
2. Regras de negócio. O que deixa um sistema caro não é a tela, é a regra por trás dela: cálculo de comissão por faixa, aprovação em várias etapas, preço por cliente, impostos.
3. Tipos de usuário. Vendedor, gerente, financeiro, cliente externo: cada perfil vê e faz coisas diferentes, e isso multiplica os cenários a testar.
4. Integrações. ERP, banco, e-commerce, nota fiscal, WhatsApp. Integração com sistema que tem API pronta é rápida; com sistema antigo sem API, nem tanto. Veja como fazemos integração de sistemas e ERP.
5. Migração de dados. Trazer anos de histórico de planilhas ou de um sistema antigo exige limpeza e validação.
6. Relatórios e painéis. Indicadores em tempo real para a diretoria são um projeto dentro do projeto.
7. Segurança e disponibilidade. Sistemas que não podem parar ou que lidam com dados sensíveis pedem mais testes, monitoramento e infraestrutura redundante.
Prazos típicos
| Porte do sistema | Exemplo | Prazo típico |
|---|---|---|
| Um módulo | Controle de pedidos, ordens de serviço ou agendamento com painel | 4 a 8 semanas |
| Sistema de gestão de uma área | Operação completa de um setor, com integrações e relatórios | Depende do escopo, estimado após o diagnóstico |
| Plataforma da empresa | Vários setores, perfis, integrações e app | 5 meses ou mais, por etapas |
Sistema pronto ou sob medida: como comparar
O pronto parece mais barato porque você paga pouco por mês e começa amanhã. Para comparar de forma justa, faça a conta de cinco anos:
- Mensalidade por usuário multiplicada pelo número de usuários e por 60 meses
- Custo das adaptações e módulos extras que o fornecedor cobra à parte
- Horas da equipe gastas em planilhas e retrabalho para cobrir o que o pronto não faz
- Quanto custa se o fornecedor subir o preço ou descontinuar o produto
Do outro lado, o sob medida tem o investimento inicial, a hospedagem e a manutenção mensal, mas o sistema é seu e faz exatamente o que o seu processo pede. Se o pronto atende 90% do que você precisa, use o pronto. Se o seu processo é o que diferencia a empresa, ou se as adaptações já custam caro, o sob medida tende a se pagar. Se o problema é um sistema antigo que já não acompanha a empresa, veja a modernização de sistemas.
Custos depois da entrega
- Hospedagem: servidor, banco de dados e backup
- Sustentação: correções, atualizações de segurança e pequenas melhorias, em contrato mensal com horas e prazo de resposta definidos
- Evolução: novos módulos conforme a empresa cresce
Modelos de contratação
- Projeto fechado: escopo, entregas e critérios de aceite definidos antes de começar.
- Por etapas: começa pelo módulo que mais dói; cada etapa é contratada depois de a anterior estar em uso.
- Sustentação mensal: para sistemas que já estão em produção.
- Alocação dedicada: um desenvolvedor sênior trabalhando com o seu time, sob a sua gestão.
Como reduzir o risco do investimento
- Comece por um diagnóstico com escopo por escrito
- Aprove um protótipo navegável antes do desenvolvimento
- Acompanhe cada etapa do desenvolvimento, não só o resultado final
- Garanta em contrato que o código-fonte, o banco de dados e os acessos são seus
- Peça documentação técnica junto com o código
Como a Guru IT faz o orçamento
O primeiro passo é uma conversa de 30 minutos, sem custo, direto com quem vai desenvolver. Depois, mapeamos o processo e entregamos uma proposta com escopo, prazo por etapa e preço fechado. Desde 2016, mais de 100 sistemas foram entregues assim, para bancos, indústrias e marcas nacionais.
